HONEY MONSTERS KIELIKYLPYPÄIVÄKOTI

Henkilötietolain 24 §:n mukainen rekisteriseloste ja 24 §:n mukainen informointi tietojenkäsittelystä (tietosuojaseloste)

ASIAKASTIETOJEN TIETOSUOJASELOSTE

REKISTERINPITÄJÄ

Honey Monsters- englanninkielisen kielikylpypäiväkodin kannatusyhdistys ry

Joupinpuisto 2
02760 ESPOO
puh. 09 805 3355

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Päiväkodin johtaja Iivi Kurki

Puhelin: 09 805 3355

Sähköposti: iivi.kurki@honeymonsters.fi

REKISTERIN NIMI

Honey Monsters päiväkotien varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakasrekisteri

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn yleisenä perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan päiväkodille antama toimeksianto tai päiväkodin ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Lasten päivähoidon ja esiopetuksen järjestäminen
  • Päivähoitopaikan varaus ja valinta
  • Päivähoidon lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoito
  • Asiakasneuvonta
  • Palveluun liittyvä viestintä
  • Vanhempien tiimi- ja alumnitoiminnan viestintä
  • Asiakaslaskutus
  • Päivähoitoon liittyvien tilastojen keräys ja analysointi
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen

Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

  • Henkilötietolaki (523/1999)
  • Varhaiskasvatuslaki (36/1973)
  • Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
  • Perusopetuslaki (628/1998)
  • Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
  • Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

  • Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, asiointikieli, muut kielet, tieto mahdollisesta turvakiellosta
  • Huoltajien nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, asiointikieli
  • Huoltajien erikseen ilmoittamat lapsen hakijoiden nimi- ja yhteystiedot
  • Muut vanhempien itsestään ja/tai lapsesta antamat tiedot, kuten tiimitoimintaa varten kerätyt tiedot
  • Perhekokoonpano, kuten sisarusten nimet
  • Hakemustiedot
  • Tiedot palvelun tarpeesta
  • Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot sekä laskutustiedot
  • Hoitopaikka- ja hoidonlaajuustiedot
  • Palvelusopimus
  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
  • Lapsen esiopetussuunnitelma
  • Lapsen hoidon järjestämiseksi tarpeelliset terveystiedot
  • Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset
  • Lapsen päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot
  • Varhaiskasvatukselliset ja esiopetukselliset tukitoimet
  • Lasten valokuvat, kuvausluvat
  • Muut päivähoitotoiminnan järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

  • Lapsi ja lapsen huoltajat
  • Päiväkodin henkilökunta
  • Lapsen kotikunnan varhaiskasvatuksen työntekijät
  • Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:ssä määritellyt viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt
  • Lasten kotihoidon ja yksityisenhoidon tuesta 10 § (1128/1996)

Tiedot rekisteriin syntyvät asiakkuuden aikana pääosin joko lapsen huoltajan tai päiväkodin työntekijän kirjaamina.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

  • Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuojaohjeita.
  • Kansaneläkelaitokselle luovutetaan päivähoidon aloittaneiden ja lopettaneiden tiedot
  • Päivähoidon laskutustiedot siirretään asiakasmaksujen laskutusta, perintää ja ulosottotoimia varten päiväkodin lukuun toimiville tili- ja perintätoimistoille.
  • Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin (Laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksesta 1073/92 6 §)
  • Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa toisille kannatusyhdistyksen jäsenille (vanhemmille) päiväkodin tiimitoimintaa ja vanhempien välistä yhteydenpitoa varten
  • Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa päiväkodilla järjestettävän harrastuskerhon järjestäjälle oppilasrekisteriä varten.
  • Henkilötietoja voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 §:n perusteella. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovutukseen.

Päivähoidon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla salassapitovelvollisuus. Asiakastietoja luovutetaan edellä erityislainsäädännön lisäksi vain asiakkaan nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.

REKISTERIN YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT JA SUOJAUKSET PERIAATTEET

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomioita mm. käyttöoikeuksien luovutuksissa.

Rekisteritiedot ovat käytettävissä päiväkodin henkilökunnalla ja kannatusyhdistyksen hallituksen jäsenillä.

Jokainen työntekijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työssään.

Sähköinen aineisto:

  • Sähköinen aineisto säilytetään päiväkodin IT-palveluntarjoajan palvelimilla. Järjestelmää käytetään päiväkodin työasemilta. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen.

Manuaalinen aineisto:

  • Paperiasiakirjat, jotka ovat tarpeellisia asiakkaan palvelun järjestämiseksi ja toteuttamiseksi
  • Paperiasiakirjat säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Henkilötiedot hävitetään kun peruste niiden säilyttämiselle ja käyttämiselle lakkaa.

REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Tietosuojaseloste on nähtävissä Honey Monsters päiväkodeilla ja internet-sivuilla www.honeymonsters.fi.

TARKASTUSOIKEUS JA TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. (henkilötietolaki 26 §). Alaikäisen osalta tarkastusoikeutta käyttää hänen huoltajansa tai muu laillinen edustaja.

Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Pyyntö osoitetaan päiväkodin johtajalle. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Jos rekisteröidyn tarkastusoikeus evätään, hänelle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisestä. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. http://www.tietosuoja.fi

TIETOJEN KORJAAMINEN JA TIEDON KORJAAMISEN TOTEUTTAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29§).

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon korjaamista. Tieto korjataan ilman aiheetonta viivytystä.

Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja toimitetaan päiväkodin johtajalle.

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa tarkastetaan ennen tietojen antamista.

Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen todistus kieltäytymisestä. Todistuksesta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. http://www.tietosuoja.fi