TIETOSUOJALAUSEKE – HONEY MONSTERS KIELIKYLPYPÄIVÄKOTI

Honey Monsters ry (”Honey Monsters”) on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa yksityisyyttä ja käsittelee toiminnassaan näiden henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojalausekkeessa (”Tietosuojalauseke”) kerromme tarkemmin Honey Monstersin toiminnassa tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Honey Monsters toimii rekisterinpitäjänä tässä Tietosuojalausekkeessa kuvaamassamme henkilötietojen käsittelyssä. Honey Monstersin osoite on:

Kaivomestarinkatu 8             Avaruuskatu 1 E-F
02770 ESPOO                       02210 Espoo
puh. 09 805 3355                 puh. 09 8596 535

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä seuraavaan yhteyshenkilöön:

Päiväkodin johtaja Iivi Kurki

Puhelin: 09 805 3355

Sähköposti: nimi.sukunimi@honeymonsters.fi

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME

Honey Monsters ry:n asiakkaita ovat lapsen varhaiskasvatusta tai esiopetusta koskevan sopimuksen Honey Monstersin kanssa tehneet henkilöt. Honey Monsters käsittelee toiminnassaan tyypillisesti seuraavia asiakkaidensa henkilötietoja:

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, asiointikieli, muut kielet, tieto mahdollisesta turvakiellosta
• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, asiointikieli
• Huoltajien erikseen ilmoittamat lapsen hakijoiden nimi- ja yhteystiedot
• Muut vanhempien itsestään ja/tai lapsesta antamat tiedot, kuten tiimitoimintaa varten kerätyt tiedot
• Perhekokoonpano, kuten sisarusten nimet
• Hakemustiedot
• Tiedot palvelun tarpeesta
• Asiakasmaksua koskevat ja maksun määräytymiseen liittyvät tiedot sekä laskutustiedot
• Hoitopaikka- ja hoidonlaajuustiedot
• Palvelusopimus
• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
• Lapsen esiopetussuunnitelma
• Lapsen hoidon järjestämiseksi tarpeelliset terveystiedot
• Palveluun liittyvät päivittäiskirjaukset
• Lapsen päivittäiset läsnä- ja poissaolotiedot
• Varhaiskasvatukselliset ja esiopetukselliset tukitoimet
• Lasten valokuvat, kuvausluvat
• Muut päivähoitotoiminnan järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot

MISTÄ SAAMME KÄSITTELEMÄMME HENKILÖTIEDOT

Honey Monstersin käsittelemät henkilötiedot saadaan pääasiallisesti asiakkailta, eli lasten huoltajilta esimerkiksi palvelusopimuksen yhteydessä tai muuten asiakkuuden aikana. Henkilötietoja muodostuu myös asiakkuuden aikana esimerkiksi Honey Monstersin henkilökunnan kirjaamina asiakkuuteen liittyvinä tietoina.

Saamme käsittelemiämme henkilötietoja myös Honey Monstersin toimintaan liittyviltä viranomaisilta ja julkishallinnollisilta yhteisöiltä (kuten lapsen kotikunnan varhaiskasvatuksen työntekijät, sosiaalihuollon alan viranomaiset ja muut julkisoikeudelliset yksiköt, laitokset ja yhteisöt sekä yksityiset ammattihenkilöt, Opetushallitus sekä Kansaneläkelaitos), joilla on velvollisuus toimittaa meille asiakkuuteen liittyviä tietoja.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Honey Monsters ry:n toiminnassa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat asiakkaan antama suostumus, Honey Monstersin ja asiakkaan välillä tehty sopimus palvelun tuottamisesta sekä Honey Monstersin lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden noudattaminen.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu huoltajan kelpoisuuteen tehdä lapsen henkilötietojen käsittelyä koskevia oikeustoimia lapsen puolesta.

Honey Monstersin toimintaan soveltuvaa lainsäädäntöä ovat muun ohessa:

• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
• Perusopetuslaki (628/1998)
• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
• Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia käyttötarkoituksia varten:

• Lasten varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen järjestäminen
• Varhaiskasvatuspaikan varaus ja valinta
• Varhaiskasvatuksenn lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoito
• Asiakasneuvonta
• Palveluun liittyvä viestintä
• Vanhempien tiimi- ja alumnitoiminnan viestintä
• Asiakaslaskutus
• Varhaiskasvatukseen liittyvien tilastojen keräys ja analysointi
• Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
• Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Honey Monsters ry:n asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on näitä koskeva vaitiolovelvollisuus. Honey Monsters luovuttaa ja siirtää henkilötietoja alla kuvatuilla tavoilla:

• Yksilöidyn tietopyynnön perusteella tietojen käsittelyyn oikeutetuille viranomaisille lain edellyttämässä laajuudessa.
• Opetushallituksen alaiseen Varhaiskasvatuksen tietovarantoon (”Varda”) siltä osin, kuin Honey Monsters on yksityisenä palveluntuottajana velvollinen henkilötietoja Vardaan luovuttamaan.
• Kansaneläkelaitokselle koskien päivähoidon aloittaneiden ja lopettaneiden tietoja.
• Honey Monstersin lukuun toimiville tili- ja perintätoimistoille asiakasmaksujen laskutusta, perintää ja ulosottotoimia koskevien tietojen osalta.
• Viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin, kuten tilastotietojen käsittelyyn (Laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksesta 1073/92 6 §).
• Toisille Honey Monstersin kannatusyhdistyksen jäsenille (asiakkaille) päiväkodin tiimitoimintaa ja vanhempien välistä yhteydenpitoa varten, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi.
• Päiväkodilla järjestettävän harrastuskerhon järjestäjälle oppilasrekisteriä varten, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi.
• Alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja Honey Monstersin puolesta ja lukuun. Huolehdimme sopimusjärjestelyissämme alihankkijoidemme kanssa siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Honey Monsters ry ei pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti jouduttaisiin siirtämään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirto tapahtuu noudattaen tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia ja siirtoperusteita.

TIETOTURVALLISUUS

Honey Monsters käsittelee henkilötietoja tietoturvallisella tavalla käyttäen asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi.

Käsittelemämme henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, kuten hävittämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomioita mm. käyttöoikeuksien luovutuksissa. Honey Monstersin työntekijät voivat käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita he tarvitsevat työssään.

Sähköinen aineisto säilytetään päiväkodin IT-palveluntarjoajan palvelimilla. Järjestelmää käytetään päiväkodin työasemilta, jotka ovat salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun edellä mainittuun oikeusperusteeseen.

Manuaalinen aineisto, kuten sopimuksen mukaisen palvelun asiakkaalle järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpee

Honey Monsters käsittelee henkilötietoja tietoturvallisella tavalla käyttäen asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi.

Käsittelemämme henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä, kuten hävittämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta. Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen kiinnitetään erityistä huomioita mm. käyttöoikeuksien luovutuksissa. Honey Monstersin työntekijät voivat käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita he tarvitsevat työssään.

Sähköinen aineisto säilytetään päiväkodin IT-palveluntarjoajan palvelimilla. Järjestelmää käytetään päiväkodin työasemilta, jotka ovat salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja tietojen käyttö perustuu asiakassuhteeseen tai muuhun edellä mainittuun oikeusperusteeseen.

Manuaalinen aineisto, kuten sopimuksen mukaisen palvelun asiakkaalle järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset paperiasiakirjat, säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on edellä määrittelemiemme käyttötarkoitusten toteuttamiseksi välttämätöntä. Henkilötiedot hävitetään, kun peruste niiden säilyttämiselle ja käyttämiselle lakkaa.

OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ

Mikäli Honey Monsters käsittelee henkilötietojasi, sinulla on rekisteröitynä tietosuojalainsäädännön perusteella oikeus saada käsittelystä tietoa ja vaikuttaa siihen. Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

• henkilötietojen tarkastamiseen, korjaamiseen ja poistamiseen
• henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksesi peruuttamiseen (esim. kuvausluvan, sovelluksen tai muun erilliselle suostumuksellesi perustuvan henkilötietojen käsittelyn tapauksessa)
• henkilötietojen käsittelyn vastustamiseen tai rajoittamiseen lainsäädännössä mainituin edellytyksin
• tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (tietosuoja.fi), mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan soveltuvan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Toimenpidepyyntö tulee tehdä Honey Monsters ry:n yhteyshenkilölle henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla tavoin varmennetulla asiakirjalla. Honey Monstersin tulee voida luotettavasti tunnistaa toimenpidepyynnön esittänyt rekisteröity ennen toimenpiteen toteuttamista.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

Tietosuojaseloste on nähtävissä Honey Monsters -päiväkodeilla ja internet-sivuilla www.honeymonsters.fi.

Honey Monsters voi päivittää Tietosuojaselostetta henkilötietojen käsittelyssä tapahtuvien muutosten asianmukaiseksi huomioimiseksi. Kehotamme tarkistamaan Tietosuojaselosteen säännöllisesti.